Undangan interview via WhatsApp: kalau kandidat tidak membalas, jadwal berubah, atau ada psikotes

Undangan interview via WhatsApp yang baik bisa dibaca dalam sepuluh detik di layar HP: siapa yang mengirim, posisi apa, hari dan jam dengan zona waktu, di mana atau lewat link apa, dan apa yang harus dibalas. Artikel ini memberi template untuk situasi yang paling sering terjadi, termasuk yang jarang ada di contoh lain: kandidat tidak membalas, jadwal berubah, dan undangan psikotes.

Enam template inti (kontak pertama, undangan interview, interview user, pengingat, penolakan, offering) ada di paket template WhatsApp di situs TalentsGrid. Artikel ini melengkapinya dengan kasus-kasus di sekitarnya.

Ringkasan

• Sapaan “Bapak/Ibu [Nama]” dan “Anda” untuk kandidat; “kami” untuk perusahaan. “Kak” hanya kalau kandidat lebih dulu memakainya.
• Hari, tanggal, jam dengan WIB/WITA/WIT, tempat atau link, pewawancara, dan yang perlu dibawa, masing-masing di baris sendiri.
• Selalu minta konfirmasi dengan tenggat, dan sediakan cara menjadwalkan ulang.
• Identitas pengirim di setiap pesan pertama: nama, perusahaan atau agensi, dan dari mana nomor kandidat didapat.
• Tolak dengan hormat, tanpa kata “gagal”, dan tolak semua yang sudah interview.

Kenapa undangan via WhatsApp sering disalahpahami?

Karena ditulis sebagai satu paragraf. “Halo, kami mengundang Bapak untuk interview besok jam 10 di kantor kami, mohon konfirmasinya ya” terdengar lengkap, tetapi tidak menjawab: tanggal berapa persisnya, jam 10 zona mana, kantor yang mana, siapa yang ditemui, dan harus bawa apa. Kandidat yang sungkan tidak bertanya, lalu datang ke alamat yang salah atau menunggu link yang tidak pernah dikirim.

Template di bawah memakai tata letak yang sudah lazim di undangan interview Indonesia: satu baris per rincian. Ganti bagian dalam kurung siku.

Template undangan interview lengkap

Yth. Bapak/Ibu [Nama Kandidat],

Terima kasih atas kesediaan Bapak/Ibu mengikuti proses seleksi untuk posisi [Posisi] di [Nama Perusahaan]. Dengan senang hati kami mengundang Bapak/Ibu mengikuti tahap interview dengan rincian berikut:

Hari/Tanggal: [Selasa, 27 Oktober 2026]
Waktu: [10.00 WIB]
Tempat: [Alamat kantor, lantai, ruang] / Link Zoom: [link]
Pewawancara: [Nama, jabatan]
Durasi: sekitar [45] menit
Yang perlu disiapkan: [KTP, CV terbaru, portofolio]

Mohon konfirmasi kehadiran dengan membalas pesan ini paling lambat [Jumat, 23 Oktober 2026]. Jika Bapak/Ibu berhalangan pada jadwal tersebut, silakan sampaikan dua pilihan waktu lain.

Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan], [Nama Perusahaan]
[Nomor PIC]

Hari dan tanggal di semua contoh hanya ilustrasi; ganti dengan jadwal Anda dan cek harinya di kalender. Tiga hal yang membuat template ini bekerja: tenggat konfirmasi (supaya Anda tahu kapan harus mencari kandidat lain), permintaan dua pilihan waktu (supaya penjadwalan ulang selesai dalam satu balasan), dan nomor PIC (supaya kandidat yang tersesat di hari H tahu harus menelepon siapa).

Kalau kandidat belum membalas

Satu pengingat sudah cukup, dua hari setelah undangan. Nada tetap sama, dan beri jalan keluar yang mudah.

Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama Kandidat].

Menindaklanjuti undangan interview untuk posisi [Posisi] di [Nama Perusahaan] pada [Selasa, 27 Oktober 2026, pukul 10.00 WIB], kami belum menerima konfirmasi dari Bapak/Ibu.

Apakah jadwal tersebut masih memungkinkan? Jika tidak, mohon sampaikan waktu yang lebih sesuai. Jika Bapak/Ibu memutuskan tidak melanjutkan proses, cukup balas "tidak melanjutkan" dan kami akan menghormati keputusan tersebut.

Terima kasih.
[Nama Anda], [Nama Perusahaan]

Kalau pengingat ini juga tidak dibalas sampai hari interview, anggap kandidat mundur. Catat di data kandidat supaya rekan Anda tidak mengundang orang yang sama minggu depan.

Kalau jadwal berubah dari pihak perusahaan

Cukup satu kali minta maaf, sebutkan jadwal baru dengan lengkap, dan jangan jelaskan alasan internal secara detail.

Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Kandidat].

Mohon maaf, jadwal interview untuk posisi [Posisi] pada [Selasa, 27 Oktober 2026] perlu kami ubah karena [pewawancara berhalangan].

Jadwal pengganti yang kami usulkan:
Hari/Tanggal: Kamis, 29 Oktober 2026
Waktu: 14.00 WIB
Tempat / Link: [sama seperti sebelumnya / link baru]

Apakah jadwal ini memungkinkan? Jika tidak, mohon sampaikan dua pilihan waktu lain dan kami sesuaikan.

Terima kasih atas pengertiannya.
[Nama Anda], [Nama Perusahaan]

Undangan psikotes atau tes teknis

Sebutkan jenis tes, durasi, dan perangkat yang dibutuhkan. Kandidat yang tahu tesnya online dan butuh laptop tidak akan mengerjakannya dari HP di perjalanan.

Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama Kandidat].

Sebagai tahap berikutnya untuk posisi [Posisi] di [Nama Perusahaan], kami mengundang Bapak/Ibu mengikuti [psikotes online / tes teknis].

Hari/Tanggal: Rabu, 28 Oktober 2026
Waktu: 09.00 WIB (link aktif sampai 12.00 WIB)
Link: [link tes]
Durasi: sekitar 90 menit
Perangkat: laptop atau komputer dengan koneksi internet stabil; tes tidak bisa dikerjakan dari HP

Mohon konfirmasi dengan membalas pesan ini. Jika ada kendala teknis saat tes, hubungi [Nama PIC] di nomor ini.

Salam,
[Nama Anda], [Nama Perusahaan]

Undangan interview user

Interview user adalah interview dengan calon atasan langsung, dan kandidat menyiapkan diri dengan cara berbeda dibandingkan interview HRD. Sebutkan siapa user-nya dan apa yang biasanya dibahas.

Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama Kandidat].

Kabar baik: Bapak/Ibu lolos ke tahap berikutnya untuk posisi [Posisi] di [Nama Perusahaan], yaitu interview user bersama [Nama User], [jabatan, misalnya Head of Engineering], yang akan menjadi atasan langsung untuk posisi ini.

Hari/Tanggal: [Kamis, 29 Oktober 2026]
Waktu: [14.00 WIB]
Tempat / Link: [alamat atau link meeting]
Durasi: sekitar [60] menit

Pada tahap ini, pembahasan biasanya lebih teknis: [contoh: proyek yang pernah dikerjakan, cara menangani ...]. Bapak/Ibu bisa menyiapkan contoh pekerjaan yang relevan.

Mohon konfirmasi kehadiran dengan membalas pesan ini. Terima kasih.

Salam,
[Nama Anda]
[Nama Perusahaan]

Pertanyaan yang diajukan user paling berguna kalau datang dari bagian CV yang belum terbukti: skill yang hanya ada di daftar “Skills” tanpa kalimat pengalaman di bawahnya. Cara menemukannya ada di artikel cara screening CV lebih cepat.

Aturan sapaan dan nada

• “Bapak/Ibu [Nama]” untuk kontak pertama dan undangan. Kalau jenis kelamin jelas dari nama atau CV, pakai salah satu saja.
• “Anda” untuk kandidat, “kami” untuk perusahaan. Hindari “kamu” dan “aku” di pesan rekrutmen, walaupun kandidatnya fresh graduate.
• “Kak” hanya kalau kandidat lebih dulu memakainya dan perusahaan klien memang kasual. Kalau ragu, “Bapak/Ibu” tidak pernah salah.
• Tanpa emoji dan tanpa tanda seru di undangan resmi. Kabar baik boleh satu “Selamat!”.
• Penutup: “Hormat kami,” untuk undangan dan penolakan, “Salam,” untuk pesan lanjutan.
• Zona waktu ditulis setiap kali: WIB, WITA, atau WIT. Kandidat dari Makassar yang membaca “jam 10” tanpa zona akan datang satu jam lebih awal atau terlambat.

Yang tidak perlu ada di pesan WhatsApp

• Angka gaji di pesan pertama. Bahas lewat telepon atau meeting, lalu kirim offering letter resmi lewat email.
• Permintaan foto KTP, nomor rekening, atau data pribadi lain sebelum kandidat diterima. Permintaan seperti ini adalah ciri penipuan loker, dan kandidat yang hati-hati akan mundur.
• Pertanyaan tentang status pernikahan, rencana punya anak, agama, atau usia. Tidak ada hubungannya dengan persyaratan posisi.
• Kabar penolakan lewat pesan singkat satu baris. Kalau menolak, pakai template penolakan yang utuh.

Mencatatnya supaya tidak ada yang terlewat

Satu posisi dengan sepuluh kandidat berarti sepuluh percakapan WhatsApp yang berjalan paralel. Catat di satu tempat: siapa sudah diundang, siapa sudah konfirmasi, siapa dijadwalkan ulang, siapa ditolak. Spreadsheet cukup untuk satu posisi. Untuk beberapa klien sekaligus, pipeline per klien lebih aman.

Per Oktober 2026, TalentsGrid tidak mengirim pesan WhatsApp. Di profil kandidat dengan nomor +62 (atau nomor 08xx, kalau kandidatnya ada di lowongan yang Negara-nya Indonesia) ada tombol “Chat lewat WhatsApp” yang membuka chat di WhatsApp Anda. Pesan-pesan di atas tetap Anda tulis dan kirim sendiri. Yang dilakukannya adalah memfilter pipeline per klien, mencatat tahap tiap kandidat, menjadwalkan interview dan mengirim undangannya lewat email beserta file kalender, serta menyusun draf email outreach yang baru terkirim setelah Anda membaca dan menyetujuinya. Aplikasi dan asisten AI-nya sudah berbahasa Indonesia. Paket Gratis memberi 150 kredit AI per bulan tanpa kartu kredit.

Pertanyaan yang sering diajukan

Lebih baik undangan interview via WhatsApp atau email?

Dua-duanya, dengan isi yang sama. WhatsApp untuk kepastian cepat karena kandidat membaca dan membalas di hari yang sama; email untuk arsip resmi dan lampiran. Kalau perusahaan klien hanya mengakui undangan email, kirim email dulu lalu beri tahu lewat WhatsApp bahwa undangannya sudah masuk.

Jam berapa yang pantas untuk mengirim undangan?

Jam kerja di zona waktu kandidat, dan hindari malam serta akhir pekan kecuali kandidat sendiri yang meminta. Pesan yang dikirim pukul 22.00 memberi kesan proses rekrutmennya berantakan.

Bagaimana kalau kandidat membalas dengan bahasa yang sangat kasual?

Tetap pada nada Anda. Balasan “oke kak siap” dijawab dengan “Baik, terima kasih atas konfirmasinya. Sampai bertemu Senin pukul 10.00 WIB.” Nada Anda mewakili perusahaan klien.

Berapa kali boleh mengingatkan kandidat yang tidak membalas?

Satu kali pengingat, dua hari setelah undangan. Kalau tetap tidak ada balasan sampai hari interview, tutup lamarannya dengan catatan “tidak merespons” dan lanjutkan ke kandidat berikutnya.