Convite para entrevista pelo WhatsApp: candidato sem resposta, remarcação e teste

Um bom convite para entrevista pelo WhatsApp se lê em dez segundos na tela do celular: quem está enviando, para qual vaga, data e horário com o fuso, onde ou com qual link, e o que o candidato precisa responder. Este artigo traz modelos para as situações mais comuns, inclusive as que quase nunca aparecem em outros exemplos: o candidato visualiza e não responde, a empresa precisa remarcar, o processo tem teste técnico e o candidato pergunta salário e regime antes de topar a entrevista.

Os seis modelos principais (primeiro contato, convite para entrevista, entrevista com o gestor, lembrete, retorno negativo e proposta) estão no pacote de modelos de WhatsApp no site do TalentsGrid. Este artigo completa o pacote com as situações que os modelos não cobrem.

Resumo

• Abra com “Olá, [Nome]!” e trate o candidato por “você”. Não use “Prezado” ou “Prezada”: a mensagem precisa servir para qualquer pessoa.
• Data, horário com o fuso, local ou link, quem conduz a entrevista e o que levar, cada um na sua linha.
• Peça confirmação com prazo e deixe claro como remarcar.
• Diga quem você é em toda primeira mensagem: nome, empresa ou consultoria e onde encontrou o contato.
• “Visualizou” ainda não é resposta. Mande um lembrete só uma vez e depois encerre com educação.
• Dê retorno a todos que fizeram entrevista, sem a palavra “reprovado”, e peça autorização antes de guardar o currículo.

Por que tanto convite pelo WhatsApp gera confusão?

Porque vai em um parágrafo só, ou em cinco mensagens curtas seguidas. “Oi, tudo bem? Pode vir amanhã às 10 aqui no escritório pra conversar?” parece completo, mas não responde: que dia exatamente, 10 horas de onde, qual escritório e qual andar, com quem e o que levar. O candidato que fica sem graça de perguntar vai para o endereço errado ou espera um link que nunca chega.

Os modelos abaixo usam o formato que já é comum nos convites de entrevista: uma informação por linha, com o rótulo na frente. Troque o que está entre colchetes.

Modelo completo de convite para entrevista

Olá, [Nome]! Tudo bem?

Agradecemos seu interesse na vaga de [Cargo] na empresa [Nome da empresa]. Gostaria de convidar você para uma entrevista:

Data: [quarta-feira, 28 de outubro]
Horário: [10:00] (horário de Brasília)
Local: [endereço, andar, sala] / Link: [link da videochamada]
Com: [Nome], [cargo]
Duração: cerca de [45] minutos
O que levar: [documento com foto, portfólio]

Pode confirmar sua presença respondendo a esta mensagem até [segunda-feira, 26 de outubro]? Se o horário não for possível, me mande duas opções de data e horário.

[Seu nome]
[Cargo], [Empresa]
[Telefone]

As datas de todos os exemplos são só ilustração; troque pelas da sua agenda e confira o dia da semana no calendário. Três detalhes fazem este modelo funcionar: o prazo para confirmar (você sabe quando chamar outro candidato), o pedido de duas opções de horário (a remarcação se resolve em uma resposta) e o telefone de quem enviou (quem se perder no dia sabe para quem ligar). Repare também no “Com:” em vez de “Entrevistador:”: a linha funciona seja quem for a pessoa que vai conduzir a conversa.

Quando o candidato visualiza e não responde

Um lembrete basta, dois dias depois do convite. Mesmo tom, e com uma saída fácil.

Olá, [Nome]! Tudo bem?

Passando para retomar o convite para a entrevista da vaga de [Cargo] na empresa [Nome da empresa], na [quarta-feira, 28 de outubro, às 10:00 (horário de Brasília)]. Ainda não recebi sua confirmação.

Esse horário ainda funciona para você? Se não, me diga um horário melhor. Se decidiu não seguir no processo, é só responder "não vou seguir", sem problema nenhum.

[Seu nome], [Empresa]

Se esse lembrete também ficar sem resposta até o dia da entrevista, considere que o candidato desistiu. Registre no perfil do candidato, para que ninguém da sua equipe chame a mesma pessoa na semana seguinte.

Quando a empresa precisa remarcar

Peça desculpas uma vez, mande a nova data completa e não explique os motivos internos em detalhe.

Olá, [Nome]! Tudo bem?

Peço desculpas, mas precisamos remarcar a entrevista da vaga de [Cargo] marcada para [quarta-feira, 28 de outubro], porque [a pessoa que vai entrevistar teve um imprevisto].

Nova proposta de horário:
Data: [sexta-feira, 30 de outubro]
Horário: [14:00] (horário de Brasília)
Local / Link: [o mesmo de antes / novo link]

Esse horário funciona para você? Se não, me mande duas opções e a gente ajusta.

Agradeço a compreensão.
[Seu nome], [Empresa]

Convite para teste técnico ou case

Diga o tipo de teste, a duração e o que é preciso ter em mãos. Quem sabe que o teste é online e pede computador não vai tentar fazer pelo celular no ônibus.

Olá, [Nome]! Tudo bem?

Como próxima etapa da vaga de [Cargo] na empresa [Nome da empresa], gostaríamos de convidar você para um [teste técnico online / case].

Data: [quinta-feira, 29 de outubro]
Horário: [09:00] (horário de Brasília), com o link aberto até as [12:00]
Link: [link do teste]
Duração: cerca de [90] minutos
O que é preciso: computador com internet estável; o teste não funciona no celular

Pode confirmar respondendo a esta mensagem? Se tiver algum problema técnico durante o teste, fale com [Nome] neste número.

[Seu nome], [Empresa]

Convite para a entrevista com o gestor da vaga

A entrevista com o gestor é a conversa com a liderança direta da vaga, e o candidato se prepara de um jeito diferente da conversa com o RH. Diga quem é o gestor e o que costuma entrar na conversa.

Olá, [Nome]! Tudo bem?

Boa notícia: sua candidatura para a vaga de [Cargo] na empresa [Nome da empresa] seguiu para a próxima etapa, a entrevista com [Nome do gestor], [cargo, ex.: Head de Engenharia], que é a liderança direta da vaga.

Data: [sexta-feira, 30 de outubro]
Horário: [14:00] (horário de Brasília)
Local / Link: [endereço ou link da videochamada]
Duração: cerca de [60] minutos

Nessa conversa, o foco costuma ser mais técnico: [ex.: projetos recentes, como você lida com ...]. Vale separar exemplos de trabalhos que mostrem isso.

Pode confirmar respondendo a esta mensagem?

[Seu nome]
[Empresa]

As perguntas do gestor rendem mais quando saem do que o currículo não comprova: habilidades que só aparecem na lista de “Habilidades”, sem nenhuma frase de experiência por trás. Explicamos como encontrar esses pontos no artigo como fazer a triagem de currículos mais rápido.

Quando o candidato pergunta “qual o salário?” ou “é CLT ou PJ?”

Muitas vezes é a primeira resposta ao convite, e faz sentido: o regime muda o valor líquido, os benefícios e até a decisão de ir à entrevista. Se o cliente autorizou, responda com a faixa e o regime; se não, diga quando a informação vem.

Olá, [Nome]! Claro!

A contratação é [CLT / PJ], com faixa de [R$ 8.000 a R$ 10.000] por mês, mais [vale-refeição, plano de saúde, ...]. O valor final é definido na etapa de proposta.

Com essas informações, você tem interesse em seguir para a entrevista de [quarta-feira, 28 de outubro, às 10:00 (horário de Brasília)]?

[Seu nome]

Se o cliente ainda não liberou a faixa, não invente um número. Diga que a faixa vem na conversa com o gestor ou na proposta e pergunte a pretensão salarial do candidato, deixando claro se ela é em CLT ou em PJ: os dois valores não se comparam direto.

Regras de tratamento e tom

• “Olá, [Nome]!” para abrir. Use o primeiro nome, como o candidato escreve. “Prezado” e “Prezada” dependem do gênero, e o modelo precisa servir para todo mundo.
• “Você” para o candidato, “nós” quando fala pela empresa. Nada de “querido”, “amigo” ou apelidos na primeira mensagem, mesmo com quem está começando a carreira.
• Emojis: no máximo um em uma boa notícia. No convite formal e no retorno negativo, nenhum.
• Fechamento: o seu nome, o cargo e a empresa. “Abraços” combina com a primeira abordagem e com boas notícias.
• Fuso horário em todo agendamento: “(horário de Brasília)”. Quem está em Manaus tem uma hora a menos, e quem está no Acre, duas; um “às 10” sem fuso faz a pessoa entrar na chamada uma hora antes ou depois.
• Agradeça sem “obrigado” ou “obrigada” quando a mensagem fala pela empresa: “Agradecemos” serve para qualquer remetente.

O que não deve ir em uma mensagem de WhatsApp

• Valor fechado de salário na primeira mensagem de uma proposta. Combine uma ligação e envie a carta-oferta por e-mail.
• Pedido de pagamento, de Pix, de foto de documentos ou de dados bancários antes da contratação. É o roteiro do golpe da vaga falsa, e o candidato cuidadoso desiste.
• Perguntas sobre estado civil, filhos, planos de gravidez, religião ou idade. Nada disso tem relação com a vaga, e o candidato pode ler como discriminação.
• Retorno negativo em uma linha seca. Se a resposta é não, use o modelo de retorno completo do pacote.

Como manter tudo sob controle

Uma vaga com dez candidatos são dez conversas de WhatsApp em paralelo. Registre em um lugar só: quem recebeu o convite, quem confirmou, quem remarcou, quem recebeu retorno e quem autorizou guardar o currículo. Uma planilha resolve para uma vaga. Para vários clientes ao mesmo tempo, um funil por cliente é mais seguro.

Em outubro de 2026, o TalentsGrid não envia mensagens de WhatsApp. No perfil de um candidato com número +55 aparece o botão “Abrir chat no WhatsApp”, que abre a conversa no seu WhatsApp. Um número sem +55 ganha esse botão quando o candidato está em uma vaga no Brasil; fora disso, pode ficar sem botão ou abrir o app de outro país. Por isso, salve os números com o código do país. As mensagens acima você escreve e envia. O que ele faz: filtra o funil por cliente, registra a etapa de cada candidato, agenda entrevistas e envia o convite por e-mail com arquivo de agenda, e escreve rascunhos de e-mail de abordagem que só saem depois que você lê e aprova. O app e o assistente de IA estão em português. O plano Grátis tem 150 créditos de IA por mês, sem cartão de crédito.

Perguntas frequentes

É melhor convidar para entrevista pelo WhatsApp ou por e-mail?

Pelos dois, com o mesmo conteúdo. O WhatsApp dá a confirmação rápida, porque o candidato lê e responde no mesmo dia; o e-mail fica como registro formal e leva anexos. Se a empresa cliente só reconhece convite por e-mail, mande o e-mail primeiro e avise pelo WhatsApp que ele chegou.

Em que horário mandar o convite?

Em horário comercial, no fuso do candidato, e evite noite e fim de semana, a não ser que o próprio candidato peça. Uma mensagem às 22:00 passa a impressão de um processo seletivo desorganizado.

E se o candidato responder de um jeito bem informal?

Mantenha o seu tom. Um “blz, fechado” recebe “Combinado, agradeço a confirmação. Até quarta-feira, às 10:00.” O seu tom representa a empresa cliente.

Quantas vezes posso lembrar um candidato que não responde?

Uma vez, dois dias depois do convite. Se continuar sem resposta até o dia da entrevista, encerre a candidatura com a anotação “sem retorno” e siga para o próximo candidato.

Preciso de consentimento para guardar o currículo de quem não foi selecionado?

A LGPD pede uma base legal para tratar dados pessoais, e o caminho mais claro para guardar um currículo para outras vagas é pedir o consentimento do candidato e registrar a resposta, como no modelo de retorno negativo do pacote. O candidato também pode pedir a exclusão dos dados a qualquer momento. Isto é informação geral, não aconselhamento jurídico.